Veelgestelde vragen British Retail Consortium Global Standards (BRCGS)
Hier vindt u de antwoorden op veelgestelde vragen over certificering volgens British Retail Consortium Global Standards (BRCGS). Staat uw vraag er niet bij of wilt u meer weten? Neem contact met ons op via e-mail (nl.info.food@kiwa.com) of bel direct (+31 (0)88 998 43 10).
Hoe lang duurt het voordat ik mijn certificaat ontvang?
We streven er naar om een certificaat altijd vóór de verloopdatum af te geven. Vanuit de norm hebben wij tot 7 weken na de laatste auditdatum om de audit af te ronden.
Ik heb een afwijking ingediend, wat is momenteel de status van de audit?
Zodra u de afwijkingen indient in het portaal ontvangt de auditor hiervan bericht. De auditor gaat deze dan beoordelen. Als u daarop niets hoort, wordt de audit doorgezet naar de ‘file review’ voor vervolg. De file reviewer beoordeelt het rapport en CAP. Bij een positief resultaat neemt de file reviewer de certificeringsbeslissing en volgt er een rapport en een certificaat.
Hoe lang heb ik om de afwijkingen/CAP in te dienen?
Vanaf de laatste dag van de audit heeft u 21 dagen om de afwijkingen in te dienen via het klantportaal. Volgens de BRCGS-standaard heeft u daarvoor 28 dagen de tijd, maar mochten de afwijkingen niet in orde zijn, dan is er nog ruimte om het CAP terug te zetten. Via de e-mail die u van ons ontvangt wordt u op de hoogte gebracht van de deadline.
Wat moet ik doen als het klantportaal niet werkt?
In de mails die u van ons ontvangt, vindt u in de bijlage een handleiding van het klantportaal. Mocht u deze kwijt zijn, dan kunt u deze vinden via onze website. Mocht u onverhoopt toch nog problemen ervaren, neem dan met ons contact op.
Mijn certificaat loopt af, maar ik heb nog geen nieuw exemplaar ontvangen. Wanneer kan ik dit verwachten?
Wij streven er naar om een certificaat altijd vóór de verloopdatum af te geven. Het kan echter voor komen dat de audit te strak op de verloopdatum uitgevoerd wordt en het proces niet binnen de tijd afgerond kan worden. U kunt altijd contact met ons opnemen als u rond de vervaldatum nog geen nieuw certificaat heeft ontvangen. Wij kunnen dan altijd een verklaring voor u opstellen waarin staat dat de audit is uitgevoerd en we bezig zijn met de administratieve afhandeling van het proces.
Ik ben gecertificeerd voor meerdere standaarden, kan ik een gecombineerde audit krijgen?
Dit is altijd afhankelijk van de planning en de beschikbare auditoren. Wij kijken altijd of de windows overlappen en proberen dit zoveel mogelijk te combineren. Mocht u hierover meer informatie willen, neem dan contact met ons op via nl.info.food@kiwa.com.
Ik heb een klacht of suggestie, waar kan ik daarmee terecht?
U mag ons altijd mailen met suggesties of klachten: nl.compliance.food@kiwa.com. Wij kijken graag met u naar een oplossing.
Mijn bedrijfsgegevens veranderen, waar kan ik dit melden?
Wijzigingen ontvangen wij graag zo spoedig mogelijk telefonisch of per mail. Mocht de KvK-inschrijving wijzigen, dan ontvangen wij ook graag een nieuw KvK-uittreksel van u. Bij grote wijzigingen in bijvoorbeeld de scope wordt met de certificatiemanager overlegt of dit invloed heeft op uw huidige certificering. Hier ontvangt u vervolgens een terugkoppeling van.
Onze contactpersoon wijzigt, waar kan ik dit melden?
Het is belangrijk om uw contactgegevens up-to-date te houden. Zo voorkomen we dat we correspondentie naar verkeerde contactpersonen sturen. Wij raden u daarom ook aan om een algemeen e-mailadres door te geven (bijvoorbeeld het mailadres van QA). Mocht u de gegevens willen wijzigen, neem dan contact met ons op via: nl.certification.Food@kiwa.com.
Hoe kan ik een offerte aanvragen?
Het aanvragen van een offerte kan op verschillende manieren. U kunt ons telefonisch bereiken op: 088-99 84 310 of mailen via nl.info.food@kiwa.com. Ook kunt u een offerte aanvragen via de BRCGS pagina.
Hoe gaat het inplannen van een audit in zijn werk?
Als u akkoord gaat met onze offerte en de overeenkomst ondertekend heeft, neemt onze planningsafdeling contact met u op om een auditdatum in te plannen. Samen met u proberen onze planners een passende datum te vinden. Onaangekondigde audits worden binnen het window ingepland (de datum hiervan wordt uiteraard niet gecommuniceerd).
Wat is de gemiddelde doorlooptijd van een auditplanning?
Op dit moment minimaal 6 maanden.
Hoe kan ik opzeggen?
Allereerst zouden we het erg jammer vinden als u wilt opzeggen. Mochten er verbeteringen mogelijk zijn, dan horen wij dat graag telefonisch of per mail. Wilt u toch opzeggen dan kan dat via: nl.certification.food@kiwa.com. Wij hanteren een opzegtermijn van 3 maanden.
Wat als niet aan alle voorwaarden voor certificatie voldaan wordt?
Als voor de audit blijkt dat niet aan alle voorwaarden wordt voldaan, kunnen wij geen audit inplannen. Wanneer tijdens of na de audit blijkt dat niet aan alle voorwaarden wordt voldaan, wordt er in overleg met de certificatiemanager besproken wat mogelijk is.
Hoe lang is mijn certificaat geldig?
Het certificaat is één jaar geldig vanaf de audit. Het certificaat kan ieder jaar worden verlengd mits er tijdig binnen het window een hercertificeringsaudit plaatsvindt en succesvol wordt afgerond.
Hoeveel exemplaren van mijn certificaat krijg ik? En in welke talen?
U ontvangt digitaal een Engelstalig certificaat. Mocht u een papieren certificaat willen ontvangen dan kunt u contact met ons opnemen via nl.certification.food@kiwa.com. Extra kosten voor een papieren certificaat zijn € 50,-.
