Veelgestelde vragen NEN 4400-certificering

Een onderneming kan na de eerste aanmelding bij de Stichting Normering Arbeid voor maximaal drie maanden worden opgenomen in de lijst van aangemelde ondernemingen. Als na de initiële inspectie blijkt dat de onderneming voldoet aan de gestelde eisen, wordt de onderneming opgenomen in het register. Als er na drie maanden geen positief inspectieresultaat is ontvangen door de SNA, wordt de onderneming uit de lijst van aangemelde ondernemingen geschrapt. Als na drie maanden een positief inspectieresultaat wordt ontvangen, wordt de onderneming uiteraard opgenomen in het register.

Er vindt twee keer een volledige inspectie plaats, daarna afwisselend een korte en een volledige.

Het kan even duren tot uw aanmelding zichtbaar is. Behalve de reguliere behandeltijd van een aanmelding kan ook andere redenen hebben:

1. SNA heeft de aanmelding niet ontvangen.
2. SNA heeft het entreebedrag nog niet ontvangen.
3. SNA heeft naar aanleiding van de aanmelding besloten aanvullende vragen te stellen voordat de aanmelding verder in behandeling wordt genomen.
4. De onderneming heeft al eens in de lijst van aangemelde onderneming gestaan.

Bedrijven die in het overzicht staan van aangemelde ondernemingen zijn niet NEN 4400-gecertificeerd, maar hebben aangegeven geïnspecteerd te willen worden in het kader van de NEN 4400-1 en NEN 4400-2. Een onderneming is pas NEN 4400-gecertificeerd als deze in het SNA-register naar voren komt als gecertificeerde onderneming. Een aanmelding zegt eigenlijk alleen dat je gecertificeerd wilt worden en dat een organisatie in het proces van implementatie en certificering zit.

Als u wilt overstappen naar een andere inspectie-instelling dient u dit te melden bij SNA. U moet een mail (inclusief KvK-uittreksel) sturen naar info@normeringarbeid.nl.

Allereerst meldt u zich aan via de SNA-website. Daarna maakt u een keuze voor een inspectie-instelling en ontvangt een offerte. Na ondertekening daarvan kan het proces starten. De onderneming moet minimaal drie maanden actief zijn met het ter beschikking stellen van personeel en/of (onder)aanneming van werk. Ook moeten er minimaal drie maanden loonbetalingen en afdrachten aan de belastingdienst hebben plaatsgevonden.

Dit is helaas niet mogelijk. U dient zich eerst aan te melden bij SNA.

Aanpassingen kunt u op de SNA-website terugvinden: Reglementen en documenten | Stichting Normering Arbeid.

U kunt de norm bij de NEN bestellen via www.nen.nl.

U dient zich allereerst aan te melden bij SNA. Na deze aanmelding neemt de certificerende instelling van uw keuze contact met u op voor een passende offerte.

U krijgt het certificaat nadat de inspectie positief is afgerond. Het certificaat wordt voor onbepaalde tijd afgegeven door Kiwa. Als de opvolginspectie echter niet plaatsvindt of niet positief wordt beoordeeld, wordt de onderneming geschorst en uit het SNA-register verwijderd.

Voor ondernemingen die arbeid ter beschikking stellen, geldt een zogenaamde registratieplicht bij de KvK. Meer informatie vindt u hier: www.kvk.nl/waadi.

Die hangt af van de resultaten van de audit. Het kan zijn dat er nog bevindingen vanuit de inspecteur worden genoteerd. Dit betekent dat u een tekortkoming heeft en deze middels een actieplan moet toelichten en aanpassen. Nadat dit actieplan is ingediend en de inspecteur het beoordeeld heeft, kan het gehele rapport naar de reviewer en zal er een certificaatbeslissing worden genomen. Indien dit alles positief is, ontvangt u een Kiwa-certificaat.

Tijdens de inspectie richt Kiwa zich op de drie pijlers waarop de NEN-norm is gebaseerd: personeelsadministratie, loonadministratie en financiële administratie. Kijk voor een volledig overzicht op de website van SNA of raadpleeg de Wegwijzer NEN 4400-1. 

Voordat u zich aanmeldt is het van belang een keuze te maken voor de inspectie-instelling en een inspectieovereenkomst af te sluiten. U dient een uittreksel van de KvK mee te sturen. Dit uittreksel mag niet ouder dan drie maanden zijn. SNA heeft over het aanmeldproces een YouTube-video gemaakt.

U heeft de verplichting om elke zes maanden een inspectie uit te laten voeren. Dit kan door Kiwa worden uitgevoerd. Een inspectie betekent dat alles opnieuw wordt beoordeeld om het certificaat te continueren. Inspecties worden normaal gesproken iedere zes maanden uitgevoerd (één volledige inspectie en één vervolginspectie). Onder bepaalde voorwaarden is het echter mogelijk om op een jaarfrequentie geïnspecteerd te worden.

Februari 2023 is de norm aangepast. De samenvatting van deze aanpassingen vindt u hier: Nieuwe norm NEN 4400-1 begin 2023 | Stichting Normering Arbeid.