Veelgestelde vragen HKZ Kleine Organisaties
Hier vindt u de antwoorden op veel gestelde vragen over de HKZ Kleine Organisatie (HKZ KO – 143). De HKZ-norm die specifiek is ontwikkeld voor kleine organisaties die willen voldoen aan de geldende eisen en de wens hebben de zorg binnen hun organisatie, praktijk en/of maatschap te verbeteren. Meer weten? Neem contact met ons op via ons contactformulier of bel direct naar +31 (0)88 998 49 00.
Wij zijn een kleine zorgorganisatie. Is het keurmerk HKZ KO op ons van toepassing?
Het keurmerk HKZ KO is van toepassing op zorgorganisaties met maximaal 10 fte. Hierin tellen alle medewerkers mee, ongeacht hoe ze in dienst zijn en of hun diensten ingekocht of ingehuurd worden.
Welke keurmerken zijn er voor zorgorganisaties met meer dan 10 fte?
Dit is afhankelijk van de zorg die u verleent. Bent u bijvoorbeeld een thuiszorgorganisatie dan is het keurmerk HKZ VVT passend. Ga voor alle keurmerken naar onze overzichtspagina HKZ certificering.
Hoe bereken ik het aantal fte in onze organisatie?
Voor het vaststellen van het aantal fte kan bijvoorbeeld worden gekeken naar het boekjaar voorafgaand aan certificatie. De gemiddelde inzet aan fte van eigen personeel, zzp’ers, uitzendkrachten, ingehuurd personeel van andere instellingen, etc. kan dan over dat jaar worden berekend.
Gemeenten geven bij een aanbesteding aan dat het hebben van een kwaliteitsmanagementsysteem voldoende is. Is dit gelijk aan een HKZ KO-certificering?
Bij HKZ KO-certificering wordt het kwaliteitsmanagementsysteem getoetst, dus in de meeste situaties zal dit voldoende zijn. Wél is goed om de specifieke eisen na te gaan.
Wij zijn een kleine zorgorganisatie met een locatie geregistreerd bij de KvK en een management. Is het keurmerk HKZ KO op ons van toepassing?
Met een organisatie/praktijk die is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel kun je aan de slag met het implementeren van HKZ KO.
Onze kleine zorgorganisatie heeft meerdere locaties geregistreerd bij de KvK. Is het keurmerk HKZ KO op ons van toepassing?
De organisatie kent één vestiging en één management, maar kan haar activiteiten op meerdere locaties uitvoeren. Denk hierbij aan de fysiotherapeut, die zijn werkzaamheden in meerdere verpleeghuizen verricht of de mobiele thuisverzorger, die van de ene naar de andere cliënt rijdt.
Hoelang zetten jullie dezelfde auditoren in? Of krijg ik jaarlijks een andere auditor?
Een auditor wordt voor een cyclus van drie jaar ingezet om een organisatie te auditen. Hierna zal er een wisseling plaatsvinden om de objectiviteit te waarborgen.
Hoelang van tevoren weet ik wanneer de audit plaats zal vinden?
De initiële audit wordt samen met u ingepland nadat de overeenkomst akkoord is bevonden. De opvolgaudit worden direct met u gepland door de auditor na de afronding van de audit.
Heb ik een contactpersoon binnen Kiwa waar ik altijd terecht kan met vragen?
U kunt met uw vragen direct bij de betrokken Kiwa-medewerkers terecht. Natuurlijk mag u ook altijd contact opnemen met onze salesmensen, die uw vraag kunnen uitzetten bij de juiste afdeling.
Wat is de gemiddelde doorlooptijd van offerteaanvraag tot certificaat?
Als de offerteaanvraag bij ons binnenkomt, nemen wij binnen twee werkdagen contact met u op. Hierna ontvangt u binnen een week een offerte. Zodra deze akkoord is bevonden, zal de audit gepland worden. Dit is natuurlijk afhankelijk van uw wensen. Wanneer de audit positief afgerond is laat de auditor dat direct bij de afsluiting van de audit weten. De auditor heeft maximaal twee weken om de rapportage op te maken en deelt deze met de Kiwa-reviewer. De review en certificaatopmaak kunnen maximaal vier weken in beslag nemen.
Mag een Kiwa-auditor ook adviseren als er zaken zijn die beter kunnen?
Wij mogen geen advies geven omdat wij te allen tijde onafhankelijk moeten blijven. Wel mogen we onze bevindingen toelichten en uitleggen waarom iets wel of niet voldoet aan de norm. Informeren mogen we dus wel, maar adviseren niet.
Mijn partner heeft ook een kleine zorgorganisatie. Kan er een certificering voor twee organisaties worden afgegeven?
De certificering is voor het kwaliteitsmanagementsysteem van de desbetreffende organisatie. Hier vallen de fte’s, activiteiten en de zeggenschap en aansturing ook onder. Als dit gelijk is, kan er eventueel in overleg gekeken worden of er één certificering mogelijk is.
Wat gebeurt er als het certificaat is verlopen?
Na de tweede opvolgaudit zal er een hercertificering plaatsvinden en wordt bij positief resultaat een nieuw certificaat uitgegeven voor een periode van drie jaar. Als uw organisatie inmiddels groter is dan 10 fte zult u voor een ander keurmerk moeten gaan, bijvoorbeeld ISO 9001-certificering.
