Coronavirus: gevolgen voor dienstverlening Kiwa

1. Type audit
   

   In onderstaande opsomming worden voor product- en managementsysteemcertificatie dezelfde richtlijnen gebruikt.

• Initieel of uitbreiding van certificaat
  Als het een vereiste uit het certificatieschema is om de locatie en/of een project van de klant te bezoeken, wordt met u contact opgenomen om te zien of deze audit op locatie door kan gaan. Is dit niet mogelijk dan wordt met u een afspraak gemaakt om de audit middels remote auditing op te starten (zie onder 2 en 3), waardoor al een indruk gegeven wordt hoe u als klant ervoor staat. De feitelijke afronding en certificaatverlening kan echter plaatsvinden nadat aan alle eisen uit het certificatieschema is voldaan. Tenslotte bestaat in bepaalde gevallen ook de mogelijkheid om de audit geheel of gedeeltelijk uit te stellen.
  
  
• Opvolgingsaudits
  Normaal gesproken dienen deze binnen een vastgestelde tijd te worden uitgevoerd. Voor management systeemcertificatie geldt dat de 1^e opvolgingsaudit binnen 12 maanden na de laatste auditdag van het toelatingsonderzoek te worden uitgevoerd. Als er echter voldoende bewijs is om aan te nemen dat het kwaliteits- en overige managementsystemen effectief functioneren, kan overwogen worden de (1^e) opvolgingsaudit middels remote auditing uit te voeren.  In die gevallen waarbij dit niet toelaatbaar- of mogelijk is, bestaat er de mogelijkheid deze uit te stellen voor maximaal 6 maanden. Hiervoor worden door de auditor gegevens opgevraagd, zie onder 2). Binnen deze 6 maanden moet door de Kiwa-auditor een advies uitgebracht worden over voortzetting van de certificatie.
  
  
• Hercertificatie (geldt alleen voor certificaten met een einddatum)
  Normaal dient de hercertificatie, inclusief besluit, afgerond te zijn vóór de afloopdatum van het certificaat. Onder deze bijzondere omstandigheden kan het certificaat echter verlengd worden met een periode van maximaal 6 maanden als er voldoende bewijs is om aan te nemen dat het kwaliteits-en overige managementsystemen nog effectief functioneren (zie onder 2). Dit houdt in dat:
  - Wél al begonnen is met de hercertificatie-audit vóór de afloopdatum van het certificaat;
  - Dat er voldoende gedocumenteerd bewijs is dat het kwaliteits- en overige managementsystemen effectief functioneren;
  - Dat er een certificatiebesluit genomen wordt voor deze beperkte verlenging.
  De volledige audit dient binnen de zes maanden na de oorspronkelijke afloopdatum met een positief besluit te worden afgerond, waarna het certificaat uitgegeven kan worden. Hierbij is de nieuwe afloopdatum gebaseerd op de oorspronkelijke afloopdatum.

2. Uitvoering van de product- of managementsysteem audit

   In bovengenoemde situaties, waarbij de audit (deels) wordt uitgesteld, wordt genoemd ‘voldoende bewijs om aan te nemen dat het kwaliteits- en overige managementsystemen effectief functioneren’. Wat wordt daaronder verstaan? Hierbij kan gekeken worden naar voorgaande auditresultaten (Past Performance Review) en actuele relevante documentatie als:

• Management review;
• Registraties van kwaliteitscontroles, corrigerende maatregelen, klachten, interne audits, test- en inspectierapporten, e.d.

2. Deze documentenbeoordeling en de toelichtende interviews met betrokkenen kunnen voor een groot deel remote worden uitgevoerd. Uw Kiwa contactpersoon bespreekt met u wat nodig is aan informatie aangezien dit per certificatieschema kan verschillen. Voor remote, zie onder 3).

3. Voorwaarden remote auditing
   Voordat besloten kan worden om de audit remote uit te voeren worden een aantal vragen gesteld om vast te stellen of een remote audit mag plaatsvinden.  

Vele personen zijn in Nederland in het bezit van een persoonscertificaat van Kiwa. Een certificaat wordt verstrekt op twee  manieren: door middel van het behalen van een examen of door dossiervorming. Voor de personen die een certificaat hebben door het behalen van een examen geldt dat alle voor Kiwa werkende examenorganisaties, in ieder geval tot nader order zijn gesloten. Mocht uw certificaat in deze periode inmiddels de datum einde geldigheid hebben bereikt en de enige mogelijkheid tot verlenging een nieuw examen is: er wordt hiermee rekening gehouden. Het is afhankelijk van de schemaeigenaar hoe dit wordt gerealiseerd. Nadere informatie kunt u verkrijgen bij de examenorganisatie waar u uw examen heeft afgelegd. 

Heeft u een persoonscertificaat omdat u door middel van dossiervorming heeft aangetoond te voldoen aan de voorwaarden, dan gaat dit gewoon zo verder. Is de dossiervorming in combinatie met een examen, dan geldt voor het gedeelte van het examen bovenstaande. U kunt uiteraard wel de documenten die in uw dossier moeten, blijven aanvullen.

Inspecties worden zoveel mogelijk uitgevoerd als een inspecteur autonoom kan inspecteren en (waar de inspectie het toelaat) volgens de richtlijnen met gepaste afstand van betrokkenen kan inspecteren. Inspecties in de open lucht of in gesloten kantoren of winkels kunnen doorgaan mits de certificaathouder of gebouweneigenaar dit toelaat. Als het inspectieschema en hetgeen geïnspecteerd dient te worden het toelaat, kan een inspectie middels een live videoverbinding op afstand plaatsvinden. De desbetreffende inspecteur zal hierover contact met de klant opnemen.

Kiwa doet er alles aan om de testen en lab activiteiten zo veel mogelijk door te laten gaan. Binnen de Kiwa-laboratoria zijn maatregelen getroffen om medewerkers zo goed mogelijk te beschermen tegen het coronavirus. Als onderdeel hiervan vragen wij onze klanten alleen in het uiterste geval onze laboratoria te bezoeken en zich daarbij strikt aan de instructies te houden. Te onderzoeken producten kunnen naar betreffende laboratoria verstuurd blijven worden. Kiwa volgt de aanwijzingen van de overheid. Mocht dit leiden tot andere maatregelen dan informeren wij u hierover via bijvoorbeeld onze website.

Ook Kiwa Training volgt de coronamaatregelen van het RIVM en verplaatst alle klassikale opleidingen die gepland stonden tussen nu en 28 april. De trainingen en cursussen worden verzet naar een later moment of worden zo mogelijk online voortgezet. Deelnemers die zich al hadden ingeschreven voor deze opleidingen worden hiervan door Kiwa Training op de hoogte gebracht. Heeft u vragen over het verzetten van trainingen en cursussen? Neem contact met ons op via training@kiwa.nl of 088-9983539

Door het coronavirus en de maatregelen tegen verdere verspreiding daarvan ziet ons leven er tijdelijk behoorlijk anders uit. We werken zoveel mogelijk thuis en beperken zoveel mogelijk fysieke sociale contacten. Houdt u hierdoor tijd over die u goed wilt besteden? Of hebben uw medewerkers tijdelijk minder werk en wilt u die tijd nuttig inzetten? Maak van de nood een deugd en volg een online training!

E-learnings

E-learnings en andere online studiemogelijkheden zijn niet meer weg te denken uit het opleidingsaanbod van Kiwa Training. Niet vreemd, want cursisten kunnen op deze manier in hun eigen tempo leren, waar en wanneer ze dat zelf willen. E-learnings zijn zo dé manier om efficiënt kennis op te doen, zonder daarvoor de deur uit te hoeven. Tot het opleidingsaanbod van Kiwa Training behoren e-learnings over onder meer waterstof, de veiligheidsladder, informatiebeveiliging en de kwaliteitsnorm ISO 9001. Bekijk het overzicht van Kiwa online opleidingen.

Professionele webinarstudio

Op onze locatie in Apeldoorn beschikken we over een professionele webinarstudio. Van hieruit gaan we komende tijd verschillende online trainingen aanbieden. Zo helpen we onze klanten om ook in deze uitzonderlijke tijden te blijven leren. Onze studio is ook beschikbaar voor maatwerk online trainingen. Wilt u medewerkers of klanten op afstand lesgeven door ze een online training aan te bieden die is toegespitst op úw organisatie? Kiwa Training kan u ook hierbij ontzorgen en denkt graag met u mee over een oplossing. Neem contact op met onze trainingsdeskundigen door te mailen naar training@kiwa.nl.